Elektronische Rechnungen ab 2024 Pflicht: Rumänien erweitert RO e-Factura-System

Ab 1. Januar 2024 führt Rumänien zwingend die elektronische Rechnung im B2B-Bereich (Business-to-Business bzw. „Unternehmen zu Unternehmen“) ein. Hierfür wird zwingend das nationale System „RO e-Factura“ zu verwenden sein, wenn der Ort der Lieferung oder Leistung in Rumänien liegt. Alle in Rumänien aktiven Unternehen müssen sich hierauf einstellen.

Entwicklung

„RO e-Factura“ wurde in Rumänien zum ersten Mal durch die Verordnung 120/2021 („VO“) geregelt und ist seit 2022 aktiv. Dessen Anwendung war auf die Bereiche B2G (Beziehung zwischen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen), die Lieferung von Waren mit steuerlichem Risiko und bestimmte Reisebüros begrenzt.

Für andere Einrichtungen und Geschäftsbeziehungen (B2B) hat Rumänien von der EU am 25. Juli 2023 mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1553 eine Ausnahmeregelung erhalten, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erst ab 2024 ermöglicht.
Infolgedessen ergänzt und ändert das Gesetz 296/2023 seit dem 31. Oktober 2023 die VO durch die Erweiterung der Anwendungspflicht bzgl. des elektronischen Rechnungssystems RO e-Factura.

Die Finanzverwaltung hat auch  Verfahren betreffend die Nutzung und den Betrieb des RO-e-Factura-Systems erlassen.

Grundlagen

Eine elektronische Rechnung ist laut der VO eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen XML-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre elektronische und automatische Verarbeitung ermöglicht. Diese elektronische Rechnung wird im B2B-Geschäft ab dem 1. Januar 2024 obligatorisch. 

Für den Versand der „e-Rechnungen“ an den Empfänger wird das System RO e-Factura verwendet. Ab 1. Juli 2024 wird nur noch dieses System für die Rechnungsübertragung verwendet werden können; bis zu diesem Datum ist die Rechnungsübermittlung durch RO e-Factura im B2B- Bereich grundsätzlich optional.

Somit können die Unternehmen zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni die Rechnungen (die gemäß RO e-Factura-Grundsätzen ausgestellt wurden) noch nach den bishrigen Grundsätzen versenden. In diesem Fall müssen die Rechnungen jedoch innerhalb von fünf Arbeitstagen im RO-e-Factura-System registriert werden. Die Nichtbeachtung der Meldefrist wird zwischen dem 1. April und dem 30. Juni mit einer Geldbuße zwischen 1000 und 10.000 Lei belegt.

Rechnungsstellung ab 2024

Der Versand der elektronischen Rechnung an den Empfänger erfolgt somit spätestens ab April 2024 (um Bußgelder zu vermeiden) über das RO-e-Factura-System. Ist die Rechnung gültig, d. h. entspricht sie der gesetzlich vorgegebenen Struktur, bringt das System ein elektronisches Siegel des Finanzministeriums darauf an. Anderenfalls erhält der Aussteller eine Nachricht über die zu korrigierenden Fehler und kann die Rechnung nach Korrektur über das System erneut versenden.

Als Originalrechnung gilt die XML-Datei, die das elektronische Siegel des Finanzministeriums trägt. Die Rechnung gilt als zu dem Zeitpunkt versandt, zu dem sie für den Empfänger zum Download im RO-e-Factura-System zur Verfügung steht und der Empfänger hierüber benachrichtigt wird.

Bei Beanstandungen der Angaben auf einer Rechnung wird über das System für elektronische Rechnungen eine Nachricht an den Aussteller gesendet, und die korrigierte Rechnung wird über dasselbe System verschickt. Die elektronische Rechnung kann nicht zur Korrektur an das System zurückgeschickt werden.

Neben Begriffen wie „elektronische Rechnung“ werden in den Verfahrensregeln das semantische Datenmodell, die Syntax und die syntaktischen Verknüpfungen sowie weitere Begriffe zur Struktur der elektronischen Rechnung und technische Spezifikationen, die die Rechnung enthalten muss, erläutert. Dies kann hier nicht detalliert werden.

Fazit/ Empfehlungen

Ab dem 1. Juli 2024 wird RO e-Factura im B2B-Bereich der einzige Kanal für die Übermittlung von Rechnungen an die Empfänger sein, und nur noch die vom Finanzministerium versiegelten elektronischen Rechnungen (XML-Dateien) werden als Originalrechnungen anerkannt. Ab diesem Datum riskieren auch Empfänger, die Rechnungen in anderer Form akzeptieren, Geldbußen in Höhe der auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer.

Dieses neue System wird nicht nur die Art der Rechnungslegung in der Praxis, sondern auch andere Bereiche – z. B. Rechtsbeziehungen beeinflussen: man denke an den Nachweis des Rechnungszugangs und der Fälligkeit bei Rechtsstreitigkeiten zum Forderungseinzug.
Die Vielzahl rechtlicher und praktischer Fragen, die sich aus der e-Factura ergeben, kann ein Buch füllen und an dieser Stelle nicht behandelt werden.

Alle Unternehmen müssen sich jedenfalls entsprechend umstellen. Dabei kann die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung auf der Ebene jedes einzelnen Unternehmens viel Zeit und Zusammenarbeit zwischen Management, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen und IT erfordern. 

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